Utiliser la trésorerie de mon école pour des travaux

Cette rubrique est destinée au Chef d’établissement disposant d’un excédent de fonds dans sa trésorerie et souhaitant l’investir dans des travaux au sein de son établissement (le SGIS WBE n’ayant pas forcément les moyens financiers immédiatement ou ne jugeant pas des mêmes priorités que l’école).

Comme signalé au sein de la page « Introduire une demande d’intervention »,  le Chef d’établissement ne peut prendre cette initiative sans se concerter avec le SGIS WBE  (accord technique sur le choix des travaux et les méthodes de travail) et doit faire approuver cette décision par sa hiérarchie à partir de certains montants (voir les procédures décrites ci-après).

Le SGIS WBE, via un courrier écrit de la Direction régionale, doit approuver les travaux sollicités (même financés par l’école).

Indépendamment du choix des travaux envisagés, les règles de bonne gestion du Trésor et de respect des marchés publics doivent toujours accompagner la démarche initiale.

Enfin, et au regard des ressources humaines disponibles dans chaque Direction régionale du SGIS WBE , ces demandes seront traitées lorsque le travail et les budgets initialement dédicacés au SGIS WBE  seront épuisés.

Procédures :

Dans tous les cas de figure, le Chef d’établissement doit absolument réaliser une analyse fine et détaillée de ses ressources financières et de ses besoins avant d’entamer la moindre démarche. Il est conseillé de réaliser ce travail avec le comptable de l’école, et si besoin, l’aide du Préfet-Coordonnateur de la zone considérée (pour les montants plus importants).

Plusieurs cas sont envisageables : A, B et C

1. Le Chef d’établissement (lui-même) doit réaliser un courrier de demande d’autorisation au SGIS (Direction régionale) pour réaliser les travaux.

La demande du Chef d’établissement doit être complète :

  • Objet détaillé de la demande.
  • Localisation exacte (Ecole, Implantation, bâtiment, local).
  • Fournir un plan schématique (ne pas impacter la sécurité des occupants).
  • Fournir le type de matériaux utilisés (important d’un point de vue incendie).
  • Fournir l’avis du SIPPT si nécessaire.
  • Signaler que ces travaux seront réalisés sur fonds propres.

2. Attendre le courrier/mail d’accord de la Direction régionale (cet accord écrit ne peut venir que de la Direction elle-même).
3. Une fois l’accord obtenu, l’établissement scolaire peut demander ses offres sur base des règles de marchés publics.

Dans le présent cas de figure, c’est à l’école de s’occuper de l’ensemble de la procédure de marchés publics même si une « tutelle technique » peut être apportée par le SGIS sur les documents techniques nécessaires pour remettre offre.

4. Le Chef d’établissement attribuera le marché et signera la commande.
5. Le suivi de chantier, la gestion administrative et la gestion comptable (paiement des factures) seront à charge de l’école.
6. La SGIS tentera de passer durant l’exécution des travaux (selon les disponibilités et la charge de travail) et vérifiera la conformité de l’exécution des travaux terminés.
 

 

Commentaire important sur certains marchés mis à disposition des écoles par le SGIS :
Certaines Directions régionales disposent de marchés « cadres » (chauffage, électricité, toiture,…) permettant au Chef d’établissement de commander directement les travaux sans devoir réaliser de marché public (le marché étant déjà attribué pour une durée de plusieurs années par le SGIS pour ses propres besoins et renseigne les écoles de WBE comme Pouvoir adjudicateur également).

Après requête auprès de la Direction régionale, il est loisible au Chef d’établissement de demander que la commande soit techniquement établie par le SGIS et signée par le Chef d’établissement.

Le paiement de la facture finale sera également à charge de l’établissement scolaire.

 

       Les travaux autorisés par la Loi et ses plafonds financiers sont, notamment, les suivants (les plus courants) :

  • Travaux économiseurs d’énergie dont le montant ne peut dépasser 250.000 euros TVAC.
  • Travaux visant à résoudre des problèmes de vétusté, de sécurité incendie ou d’insalubrité dont le montant ne peut dépasser 500.000 euros TVAC.

1. L’école dispose de réserves financières excédentaires et souhaite financer des travaux sur fonds propres entrant dans le champ d’application de la Loi de 1959.
2. Le Chef d’établissement prend un premier contact écrit avec le SGIS pour fixer un rendez-vous et prioriser les travaux pouvant être financés sur fonds propres (cf. adéquation entre besoins/envies de l’école et connaissance des problèmes infrastructurels urgents par le SGIS).
3. Une fois l’accord trouvé, le SGIS estime le montant des travaux envisagés pour l’école.
4. Le Chef d’établissement écrit un courrier au représentant du PO disposant de la délégation financière (avec copie au Directeur de la Direction régionale du SGIS, au Directeur général du SGIS et au Préfet-Coordonnateur de zone) pour lui demander l’autorisation de la mise à disposition du montant proposé et des travaux proposés (un courrier « type » existe au sein des Directions régionales).
5. Le représentant du PO disposant de la délégation donne ou ne donne pas son accord sur la proposition de travaux et la dépense.
6. Le Chef d’établissement transmet à la Direction régionale du SGIS la décision du PO.
7. Si la décision du PO est favorable, la Direction régionale du SGIS transmet un courrier à l’établissement en lui précisant les modalités pratiques de mise en œuvre de cette décision
8. L’école doit bloquer la somme dans sa trésorerie durant une période de 5 ans (y compris en cas de changement de Chef d’établissement).
9. La Direction régionale du SGIS programme le travail temporellement dans sa charge en ressources humaines (et référencie ce travail sous un indice budgétaire spécifique aux écoles (indice 300 de la programmation des travaux)).
10. La Direction régionale du SGIS étudie techniquement le travail et lance les marchés publics nécessaires.
11. La Direction régionale du SGIS reçoit les offres des entreprises et les analyse.
12. La Direction régionale du SGIS demande au Chef d’établissement de verser la somme convenue sur le compte bancaire du Fonds des bâtiments scolaires.
13. Le marché peut alors être attribué et les travaux peuvent être réalisés.
14. La Direction régionale du SGIS gère tout le marché (aspects techniques, administratifs et financiers) pour l’école (au nom du SGIS).